Employee Custody

Mitarbeitervorschüsse und Handkasse je Mitarbeiter führen, mit echten Buchungen

Employee Custody ist eine App für Odoo 19 Enterprise für Mitarbeitervorschüsse und Handkassen, mit einem monatlichen Datensatz je Mitarbeiter samt Anfangs- und Endsaldo. Jede Ausgabe und Rückgabe bucht einen echten Journaleintrag, und Mitarbeiter können Spesen über eine sichere Integration mit Spesen aus ihrem Vorschuss bezahlen.

Odoo 19.0 · Enterprise · Odoo.sh, On-premise · 104,30 € · Im Odoo Apps Store kaufen

Erhältlich für: Odoo 19.0

Das Problem

Handkasse und Mitarbeitervorschüsse sind schnell ausgegeben und schwer abzurechnen. Ohne sauberen Nachweis weiß niemand, wie viel Bargeld ein Mitarbeiter noch hält, Rückgaben und Ausgaben werden spät oder gar nicht gebucht, und aus dem Vorschuss bezahlte Spesen vermischen sich mit normalen Erstattungen. Prüfer fragen dann nach einer Spur vom Saldo bis zur einzelnen Buchungszeile, die es nicht gibt.

Was die App leistet

Monatlicher Vorschuss je Mitarbeiter

• Führen Sie je Mitarbeiter und Monat einen Datensatz, mit übernommenem Anfangssaldo und einem Endsaldo.
• Buchen Sie Ausgaben und Bargeldrückgaben kontrolliert als echte Buchungen.
• Nutzen Sie ein gemeinsames Vorschusskonto mit Trennung nach Partner auf den Buchungszeilen.

Spesen aus dem Vorschuss bezahlt

• Lassen Sie Mitarbeiter Spesen aus ihrem Vorschuss bezahlen, über einen Ablauf, der das Standardverhalten von Unternehmen und Erstattung in Odoo erhält.
• Sehen Sie abgerechnete Spesen schreibgeschützt, verknüpft mit den gebuchten Spesendatensätzen.

Konten und Dashboard

• Hinterlegen Sie optional ein Vorschusskonto je Partner, mit einem Standardkonto auf Unternehmensebene als Rückfall.
• Sehen Sie den Vorschusssaldo jedes Mitarbeiters auf einem Dashboard.

Nachverfolgbarkeit und Sicherheit

• Folgen Sie einem sauberen Prüfpfad vom Vorschusssaldo bis zu jeder Buchungszeile.
• Steuern Sie den Zugriff mit eigenen Zugriffsgruppen und Datensatzregeln, auch in Datenbanken mit mehreren Unternehmen.

Für wen sie gedacht ist

• Finanzteams, die Mitarbeitervorschüsse und Handkassen verwalten.
• Unternehmen, in denen Mitarbeiter aus einem festen Vorschuss bezahlen.
• Organisationen, die für an Mitarbeiter ausgegebenes Bargeld eine saubere buchhalterische Spur brauchen.
• Unternehmensgruppen mit Vorschusskonten je Partner.

Nicht geeignet, wenn:

• Datenbanken auf Odoo Online (SaaS), wo keine Apps von Drittanbietern installiert werden können.
• Odoo Community: Die App ist für Odoo 19 Enterprise entwickelt und getestet.

Installation

Voraussetzungen: Mitarbeiter (hr), Spesen (hr_expense), Rechnungsstellung (account), Dialog (mail)

1. Kaufen Sie Employee Custody im Odoo Apps Store für Odoo 19.0.
2. Fügen Sie das Modul Ihrem Odoo.sh-Projekt oder dem Addons-Pfad Ihres On-Premise-Servers hinzu.
3. Aktualisieren Sie die App-Liste in Odoo und installieren Sie Employee Custody. Mitarbeiter, Spesen, Rechnungsstellung und Dialog werden bei Bedarf mitinstalliert.

Odoo Online (SaaS) erlaubt keine Apps von Drittanbietern, deshalb lässt sich Employee Custody dort nicht installieren. Nutzen Sie Odoo.sh oder eine On-Premise-Datenbank mit Odoo 19.

Konfiguration

1. Legen Sie das Standard-Vorschusskonto auf Unternehmensebene fest.
2. Braucht ein Mitarbeiter ein eigenes Konto, hinterlegen Sie das optionale Vorschusskonto beim Partner.
3. Geben Sie Ihren Finanzbenutzern die nötigen Zugriffsgruppen für Vorschüsse.

So nutzen Sie sie

Den Monat eröffnen

1. Legen Sie für den Mitarbeiter einen Vorschussdatensatz für den Monat an.
2. Prüfen Sie den Anfangssaldo, der aus dem Vormonat übernommen wird.

Ausgeben, zurücknehmen und abrechnen

1. Erfassen Sie eine Ausgabe, wenn der Mitarbeiter Bargeld erhält.
2. Erfassen Sie eine Bargeldrückgabe, wenn der Mitarbeiter Geld zurückgibt.
3. Rechnen Sie Spesen ab, die der Mitarbeiter aus dem Vorschuss bezahlt hat. Jeder dieser Schritte bucht einen Journaleintrag.

Abschließen und vortragen

1. Prüfen Sie den Endsaldo auf dem Vorschuss-Dashboard.
2. Beginnen Sie den nächsten Monat; der Endsaldo wird als Anfangssaldo übernommen.

Grenzen

• Die App ist für Odoo 19 Enterprise entwickelt und getestet und setzt Mitarbeiter, Spesen und Rechnungsstellung voraus.
• Sie lässt sich nicht auf Odoo Online (SaaS) installieren.
• Abgerechnete Spesen erscheinen im Vorschuss schreibgeschützt; verwaltet werden sie in Spesen.

Häufig gestellte Fragen

Wie verwalte ich Mitarbeitervorschüsse und Handkasse in Odoo?

Employee Custody führt für jeden Mitarbeiter einen monatlichen Vorschussdatensatz mit Anfangs- und Endsaldo. Sie erfassen Ausgaben und Bargeldrückgaben, die jeweils einen Journaleintrag buchen, und der Endsaldo wird in den nächsten Monat übernommen.

Können Mitarbeiter in Odoo Spesen aus ihrem Vorschuss bezahlen?

Ja. Employee Custody ergänzt einen Ablauf für aus dem Vorschuss bezahlte Spesen, der die Standardlogik von Odoo für Unternehmen und Erstattung erhält, mit schreibgeschützter Verknüpfung zur gebuchten Spese.

Wie bleibt der Vorschuss jedes Mitarbeiters getrennt?

Der Vorschuss wird auf den Buchungszeilen eines gemeinsamen Vorschusskontos nach Partner getrennt. Zusätzlich können Sie je Partner ein eigenes Vorschusskonto hinterlegen, mit einem Standardkonto auf Unternehmensebene als Rückfall.

Bucht Employee Custody echte Buchungssätze?

Ja. Jede Ausgabe und jede Bargeldrückgabe bucht einen Journaleintrag, sodass Sie jeden Saldo bis zu seinen Buchungszeilen zurückverfolgen können.

Unterstützt Employee Custody mehrere Unternehmen?

Ja. Vorschusskonten, Sequenzen und Datensätze berücksichtigen mehrere Unternehmen, und der Zugriff wird über eigene Gruppen und Datensatzregeln gesteuert.

Welche Odoo-Versionen und Editionen unterstützt Employee Custody?

Die App ist für Odoo 19 Enterprise On-Premise und auf Odoo.sh entwickelt und getestet. Odoo Online kann keine Apps von Drittanbietern installieren. Sie zahlen einmal pro Odoo-Hauptversion und erhalten 90 Tage kostenlosen Support.