FlexCode Systems
Am 1. Januar 2027 endet für viele Unternehmen in Deutschland die Schonfrist bei der E-Rechnung. Wer im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt, darf Rechnungen an andere inländische Unternehmen ab diesem Datum grundsätzlich nur noch als strukturierte E-Rechnung ausstellen. Die PDF-Rechnung per E-Mail, die seit 2025 noch geduldet war, reicht dann nicht mehr.
Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Das Versenden ist der deutlich größere Schritt, denn es betrifft jede Ausgangsrechnung, jede Gutschrift und jede Stelle im Unternehmen, an der heute noch Rechnungen entstehen. Bis zum Jahreswechsel bleiben gut drei Monate, und dazwischen liegt bei den meisten Firmen der Jahresabschluss.
Dieser Beitrag fasst zusammen, was ab 2027 gilt, wer betroffen ist, welche Ausnahmen es gibt und wie Sie die Ausstellungspflicht mit Odoo umsetzen. Er ist ein praktischer Überblick und keine Steuerberatung. Klären Sie Einzelfälle, insbesondere zur Umsatzgrenze, mit Ihrer Steuerberatung.
Grundlage ist das Wachstumschancengesetz vom März 2024. Es hat § 14 UStG neu gefasst: Für Leistungen zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmen ist die Rechnung als elektronische Rechnung auszustellen. Eine E-Rechnung ist nach dem Gesetz eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Damit der Umstieg nicht über Nacht passiert, regelt § 27 Abs. 38 UStG drei Übergangsstufen:
Ab dem 1. Januar 2028 entfallen diese Erleichterungen. Dann gilt die Ausstellungspflicht für alle Unternehmen, die nicht unter eine der Ausnahmen fallen.
Die Grenze klingt einfach, hat aber drei Details, die in der Praxis oft falsch verstanden werden.
Es zählt der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG. Das ist nicht automatisch der Umsatz aus Ihrer GuV. Gemeint ist die Summe der steuerbaren Umsätze, berechnet nach vereinnahmten Entgelten, abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze. Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, also etwa der Verkauf einer gebrauchten Maschine, bleiben außen vor. Und es zählt der gesamte Umsatz, nicht nur der Anteil, den Sie mit Geschäftskunden machen.
Es zählt das Vorjahr. Für die Frage, ob Sie 2027 noch PDF-Rechnungen schreiben dürfen, ist Ihr Gesamtumsatz 2026 entscheidend. Wer knapp an der Grenze liegt, weiß das unter Umständen erst nach dem Jahreswechsel sicher. Planen Sie in diesem Fall so, als wären Sie betroffen.
Es zählt der Zeitpunkt der Leistung, nicht das Rechnungsdatum. Die Übergangsregeln knüpfen an den Monat an, in dem Sie geliefert oder geleistet haben. Achtung bei Leistungen aus Dezember 2026, die Sie erst im Januar 2027 abrechnen: Nach dem Wortlaut gilt die Erleichterung für 2026er Leistungen nur für Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt werden. Stellen Sie diese Rechnungen rechtzeitig aus oder direkt als E-Rechnung, und klären Sie offene Fälle mit Ihrer Steuerberatung.
Wenn Ihr Unternehmen Teil einer umsatzsteuerlichen Organschaft ist, sollten Sie die Anwendung der Grenze ausdrücklich mit Ihrer Steuerberatung abstimmen.
Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein. Ausgenommen sind insbesondere:
Wichtig: Die Ausnahme gilt immer für die einzelne Rechnung. Ein Unternehmen mit gemischtem Kundenstamm braucht deshalb klare Regeln, wann welches Format entsteht.
Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder verlustfrei in ein solches Format übersetzbar sein. In Deutschland sind das in der Praxis zwei Formate:
Ein PDF, das nur gut aussieht, ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt. Das Bundesfinanzministerium hat in seinem zweiten Schreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2025 außerdem klargestellt:
Für Ihre Kunden ist das keine Formalie. Eine PDF-Rechnung, wo eine E-Rechnung Pflicht ist, ist keine ordnungsgemäße Rechnung. Der Kunde riskiert seinen Vorsteuerabzug und wird eine korrekte E-Rechnung nachfordern. Spätestens dann landet das Thema auf Ihrem Tisch.
Die Technik ist selten das Problem. Schwierig wird es an diesen Stellen:
Die gute Nachricht: Odoo bringt die E-Rechnung im Standard mit, ohne kostenpflichtiges Zusatzmodul.
Odoo 19 erzeugt aus jeder Kundenrechnung eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung (in Odoo als Factur-X bezeichnet, technisch dasselbe Format). Welches Format ein Kunde erhält, legen Sie im Kontakt im Reiter Buchhaltung über das Feld für das E-Rechnungsformat fest. Beim Versenden über die Schaltfläche Senden hängt Odoo die passende Datei automatisch an.
Zusätzlich kann sich Ihr Unternehmen in Odoo kostenlos im Peppol-Netzwerk registrieren. Deutschland gehört zu den unterstützten Ländern. Rechnungen gehen dann direkt an den Peppol-Zugang des Kunden, ohne E-Mail dazwischen.
Dieselbe Technik verarbeitet eingehende E-Rechnungen. Odoo liest XRechnung und ZUGFeRD ein, ob per E-Mail-Alias, Upload oder Peppol, und füllt Lieferant, Beträge und Steuern vor. Wenn Sie das 2025 nur provisorisch gelöst haben, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, es sauber aufzusetzen. Unsere Anleitung zu XRechnung und ZUGFeRD in Odoo zeigt die Einrichtung Schritt für Schritt.
Mit der deutschen Lokalisierung ist das Audit Trail in Odoo standardmäßig aktiv, Änderungen an gebuchten Belegen werden protokolliert. Die E-Rechnung bleibt als Anhang an der Rechnung gespeichert. Wie Sie Odoo insgesamt prüfungssicher aufstellen, beschreibt unser Beitrag zur GoBD-konformen Buchhaltung mit Odoo.
Für Ihre Steuerberatung exportiert Odoo Buchungen und Belege im DATEV-Format. Ein Detail, das oft übersehen wird: Ausgangsrechnungen landen nur dann im DATEV-Belegexport, wenn sie über Senden erzeugt wurden. Mehr dazu in unserem Beitrag zur DATEV-Schnittstelle in Odoo.
Odoo erzeugt korrekte Formate, wenn die Daten stimmen. Den Rest richten wir in Projekten typischerweise so ein:
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Wenn Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro betrug, gilt die Pflicht für Leistungen ab dem 1. Januar 2027. Liegt er darunter, dürfen Sie für Leistungen in 2027 mit Zustimmung des Empfängers noch Papier oder PDF verwenden. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen, die nicht unter eine Ausnahme fallen.
Gilt für die 800.000-Euro-Grenze mein gesamter Umsatz oder nur der B2B-Anteil?
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im Vorjahr, also die steuerbaren Umsätze nach vereinnahmten Entgelten abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze. Es zählt nicht nur das Geschäft mit Unternehmenskunden. Verkäufe von Anlagevermögen bleiben außen vor.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Nach § 34a UStDV dürfen Kleinunternehmer ihre Rechnungen dauerhaft als sonstige Rechnung übermitteln, also auf Papier oder als PDF. Freiwillig dürfen sie E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber wie alle anderen Unternehmen.
Ist ein PDF mit eingebettetem XML eine E-Rechnung?
Ja, wenn das XML einem zulässigen Format wie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 entspricht und nicht die Profile MINIMUM oder BASIC-WL nutzt. Maßgeblich ist dann der XML-Teil. Ein normales PDF ohne strukturierte Daten ist keine E-Rechnung.
Was passiert, wenn ich 2027 trotzdem eine PDF-Rechnung schicke?
Wo eine E-Rechnung Pflicht ist, ist eine PDF-Rechnung keine ordnungsgemäße Rechnung. Ihr Kunde riskiert seinen Vorsteuerabzug und wird eine korrekte E-Rechnung anfordern. Das kostet Zeit, verzögert Zahlungen und belastet die Kundenbeziehung.
Kann Odoo E-Rechnungen ohne Zusatzmodul ausstellen?
Ja. Odoo 19 erzeugt XRechnung und ZUGFeRD im Standard und kann Rechnungen auch über Peppol versenden. Entscheidend für fehlerfreie Rechnungen sind saubere Stammdaten, die richtige Formatwahl je Kunde und Tests vor dem Go-Live.
Die Ausstellungspflicht ist kein IT-Projekt, das man in der letzten Dezemberwoche erledigt. Sie berührt Stammdaten, Rechnungsquellen, Kundenabstimmung und Archiv. Wer jetzt startet, geht mit getesteten Abläufen ins neue Jahr und nicht mit zurückgewiesenen Rechnungen.
FlexCode richtet die E-Rechnung in Odoo ein, von der Stammdatenbereinigung über Formate und Peppol bis zur Validierung und DATEV-Übergabe. Vereinbaren Sie eine Demo oder sprechen Sie mit uns über Ihre Rechnungsprozesse, oder schreiben Sie an info@flexcodesys.com. One System. Total Control.